연차휴가 - 회계년도 기준 vs 입사일 기준

안녕하세요. 노이슈입니다. 연차휴가에 대해 정리해 보는 포스팅을 이어가고 있습니다.
이번 포스팅에서는 연차관리에 대해 이야기해보려고 합니다.
 
 

연차의 발생 시기

 
 
연차는 언제 생기는 걸까요? 우리가 편하게 1년에 15개의 연차가 생긴다고 이야기하는데, 그 15개의 정확한 발생 시점이 언제인지에 대해 생각해 볼 필요가 있습니다. 다시 한번 규정을 살펴볼까요?
 

제60조(연차 유급휴가)

① 사용자는 1년간 80퍼센트 이상 출근한 근로자에게 15일의 유급휴가를 주어야 한다.

② 사용자는 계속하여 근로한 기간이 1년 미만인 근로자 또는 1년간 80퍼센트 미만 출근한 근로자에게 1개월 개근 시 1일의 유급휴가를 주어야 한다.

 
이전 포스팅에서 연차휴가 규정에 대해서는 전체적으로 살펴봤기 때문에 이번에는 연차 발생에 대한 부분만 다시 상기하기 위해 가져왔습니다.
근기법 제60조 제1항 살펴보면 1년간 80퍼센트 이상 출근한 근로자에게 15일의 유급휴가를 주어야 한다고 규정하고 있습니다. 별도의 언급이 없기 때문에 입사일을 기산점으로 1년을 계산하여 연차를 부여하게 됩니다.
즉, 23년 6월 28일 입사자라면 24년 6월 28일에 15개의 연차가 발생합니다.
제2항의 경우도 마찬가지로 입사일을 기준으로 1년 미만의 경우에 1개월 만근 시 1개의 연차가 발생하므로, 계속 만근임을 가정할 경우 23년 7월 28일, 8월 28일, 9월 28일..... 이런 주기로 연차가 1개씩 발생하게 됩니다.
 
 

회계년도 연차 관리제도

 
 
그런데 직원이 몇 명 없는 상황에서는 큰 문제가 없겠지만, 100명의 직원이 있다고 가정할 경우에 법에서 정한 방식으로 연차를 관리하기 매우 어려워집니다. 그 100명이 각각 입사일이 다 다를 경우, 연차의 발생과 소멸 시점이 전부 다르게 관리해야 하기 때문입니다.
심지어 바로 이전 포스팅에서 다뤘던 연차사용촉진은 더 복잡해집니다. 개인별로 연차만료일의 6개월 이전 등의 시점을 다르게 적용해야 하기 때문이죠.
 
그래서 실무적으로 연차를 좀 더 편하게 관리하기 위해 사용하는 방법이 회계연도 기준 연차발생 방식입니다.
모든 직원들의 연차를 매년 1월 1일에 발생시키는 방법이죠. 법적으로 회계연도 연차방식이 규정되어 있는 것은 아니나 실질적으로 근로자에게 불리하지 않다면 관리 편의를 위한 방식으로 인정하고 있습니다.
 
회계연도 연차발생 방식이 실제로 어떻게 운영될까요? 매년 1월 1일에 연차가 발생하는 건 알겠는데, 문제는 입사 첫해입니다.
예를 들어 22년 7월 1일에 입사한 직원이 있습니다. 근속 1년 미만에 발생하는 연차는 별개로 매월 발생한다고 가정하고 1년 이상 연차만 고려해서 생각해 보겠습니다.
입사일 기준으로 보면 23년 7월 1일에 연차 15개가 발생할 예정입니다. 그런데 회계연도 방식을 사용하면 연차의 발생시기는 매년 1월 1일이 되어야 합니다. 24년 1월 1일은 23년을 온전히 근무했기 때문에 15개를 발생시키는 게 이상하지 않습니다. 그런데 23년 1월 1일이 문제입니다. 아직 근무한 지 반년 밖에 안 됐는데 어떻게 연차를 줘야 할까요?
이때는 근무기간에 대해 비례하여 발생시킵니다.
 

15(기준연차) * 근속일수 / 365 = 발생연차

 
이렇게 계산합니다. 즉, 7월 1일 입사한 경우 1년의 50%를 근무한 셈이므로 연차도 50%인 7.5개가 23년 1월 1일에 발생합니다.
 
 

회계년도 방식 연차 발생

 
 
9월 1일 입사자라면 어떨까요? 12개월 중에 4개월을 다닌 셈이니, 비례 발생을 계산하면 15*4/12=5개의 연차가 발생하게 됩니다. 지금은 편의로 1일 입사를 상정하였기 때문에 월단위로 계산했지만, 월 중 입사의 경우 일로 계산하시면 됩니다.
 
 

회계년도 VS 입사일

 
 
회계연도 기준으로 연차를 발생하는 방식을 확인해 봤습니다. 이제부터 매년 직원들의 1월 1일에 연차를 발생시키면 관리하기도 편하고 연차사용촉진도 수월해질 것 같습니다. 그런데 아쉽게도 이게 끝이 아닙니다. 치명적인 단점이 하나 있기 때문입니다.
동일하게 7월 1일 입사한 사람을 예로 들어서 회계연도 방식과 입사일 방식을 비교해 보겠습니다.
 
 

회계년도 vs 입사일

 
 
어차피 1년 미만 연차 11개는 동일하니까 넘어가겠습니다. 그런데, 2026년 1월 1일을 기준으로 회계연도 방식과 입사일 방식의 연차가 다르다는 걸 확인할 수 있습니다. 연차의 발생 시기가 서로 다르기 때문에 회계연도 방식을 도입한 회사라면 무조건 이런 일이 발생하게 됩니다. 이때 입사일을 기준으로 전과 후의 시점에 따라 유불리가 달라집니다.
 
1. 입사일 이전 : 근로자 유리
 지금 26년 1월 1일을 기준으로 본 것과 같이 당해연도 입사일 이전을 기준으로 보면, 근로자에게 유리하게 연차가 발생합니다. 법적 연차 생성이 입사일을 기준으로 하기 때문입니다. 
 
2. 입사일 이후 : 근로자 불리
 근데 만약 26년 7월 1일이 되면 어떨까요? 회계연도 기준은 해가 바뀌지 않았으므로 53.5개 그대로입니다. 하지만 입사일 기준으로 보면 입사 후 4년째 되는 날이므로 또 한 번 16개의 연차가 발생하게 되고, 누적 연차일수는 62일이 됩니다. 회계연도 기준이 근로자에게 불리하게 변해버립니다.
 
어떻게 해야 할까요? 고용노동부에서는 회계연도 방식의 운용이 근로자에게 불리하지 않을 경우에 허용하고 있습니다.
따라서 우리는 회계연도 방식으로 연차제도를 운영하더라도 직원이 퇴사하여 연차를 정산하게 된다면 지금까지 부여해준 연차의 개수와 실제로 법적 방식(입사일기준)으로 발생했어야 할 연차의 수를 비교해야 합니다.
 
만약 직원이 본인의 입사일을 기준으로 그전에 퇴사한다면 법적 기준보다 연차가 많을 것이므로 관계없으나, 당해연도의 입사일을 지난 시점에 퇴사한다면 부여한 연차가 적을 것이기 때문에 부족분을 추가로 수당처리 해주어야 합니다.
 
위에 표를 예시로 한다면
26년 3월 2일 퇴사 시, 연차 추가 정산이 필요 없고 (입사일 46 < 회계연도 53.5 이므로)
26년 8월 14일 퇴사 시, 남은 연차에 부족분 8.5개를 추가해서 정산해줘야 합니다. (입사일 62 > 회계연도 53.5이므로)
 
 

기타 사항 정리

 
1. 연차를 회계연도 방식으로 전환할 때 근로자의 동의가 필요한지 여부
 - 입사일에서 회계연도 방식으로 전환하는 시점에 근로자에게 연차가 부족하지 않도록 유리하게 전환하고, 퇴사 시 위에 언급한 방식대로 정산해 준다면 근로자에게 불리한 변경이 아니므로 동의가 필요하지 않습니다.
 
2. 회계연도 기준일 때 당해연도 입사일 이전에 직원이 퇴사하면 근로자에게 유리하게 연차가 발생한다고 했는데, 퇴사정산 때 그대로 다 수당을 주어야 하는지?
- 위에 든 예시를 기준으로 26년 3월 2일 퇴사 시, 법적 연차는 46개인데 회계연도로 운영하면 53.5개가 부여되어 있기 때문에 회사 입장에서는 과도한 보상으로 느껴질 수 있습니다.
이 때는 단체협약이나 규정으로 퇴사 시 연차는 입사일 기준으로 재산정한다는 문구를 넣어두시면 과보상을 피할 수 없습니다. 물론 입사일 이후 퇴사로 인한 부족분은 부여해주어야 합니다.